管理の抜けどころを潰す

renoya@

賃貸管理とは？

賃貸管理とは、賃貸用投資物件の管理の事で入居者への対応周りを中心に様々な雑務をこなす作業の事です。不動産投資において欠かせない業務です。

大きく分けて建物や専有部の部屋の修繕管理と、入居者に対する管理業務を指します。家賃の回収など集金に関する業務や、クレーム・近隣トラブルへの対応、修理の手配や退居後の原状回復（簡易リフォーム）なども賃貸管理業務の一部です。

不動産を所有する不動産投資家様がご自分で賃貸管理を行う「自主管理」の場合もあれば、不動産の管理会社や仲介会社が持つ管理部門に委託する場合もあります。

不動産を複数所有している、所有している物件が遠方にある、本業が忙しい、入居者の対応をやりたくない、等の理由で一般的には自信で管理をせずに、外部に管理を委託されるケースが多いです。

管理の仕事は細かくたくさんある

入居者への対応業務

入居者に対する管理業務は様々な属性の人がいるためコミュニケーションが重要になります。また、家賃滞納等や契約更新時の手続き等の金銭関係のやり取りが生じます。コミュニケーションと金銭の両方ともトラブルが起きやすい業務のため、丁寧な対応が必要になります。

募集業務・客付け業務

投資物件に空室が出た際に入居者を募集する業務です。近隣物件の価格や募集状況などを調査し、募集条件を作成します。不動産仲介業者へ物件紹介を後押しするメール・ファックスを送るほか、直接、不動産仲介業者に訪問して物件アピールをすることもあります。

賃貸契約関連業務

賃貸借契約においては契約書や重要事項説明書の作成が必要です。また契約期間が決まっており契約満了が迫っているときは、事前に入居者に通知し、必要に応じて更新手続きを進めます。こちらも契約時同様に書類が必要になります。

家賃回収と督促

家賃の入金状況の把握・管理を適切に行わなければなりません。未納者がいる場合は督促します。基本的に管理会社が家賃を回収しますが、家賃保証会社に入っている入居者は家賃保証会社が対応するケースもあります。

解約の精算

退居時の手続きや解約の精算も賃貸管理の業務のひとつです。物件を解約する際は原状回復が必要になりますので、敷金からの清算をします。大きな修繕が必要な場合は敷金以外からも追加費用を請求します。クリーニングや修繕の手配も必要です。

クレーム・トラブル対応

賃貸経営において不可避なのがクレーム対応です。騒音、マナー違反など住民間のトラブルや、設備不良に関する苦情などに早急に対応しなければなりません。クレームを未然に防ぐための対策やクレームに即時対応できる体制が必要です。

建物管理業務

建物や設備を適切に維持管理することで、安定的な賃貸経営を実現できます。建物に関する管理の代表的な業務は以下のとおりです。

設備点検

賃貸物件の資産価値を維持するために点検や修繕は欠かせません。管理組合が自主的に行う任意点検のほかに、法律で義務付けられている法定点検（消防用設備やエレベーターの点検、貯水槽の検査などが該当）があります。法定点検は専門業者に委託し、結果にもとづき補修や修繕工事も手配します。

長期修繕工事の計画

経年劣化による空室リスクの上昇や物件価格の下落を防ぐために、長期修繕計画の策定が必要です。10～30年の長期的な展望に立って外壁塗装や防水等の修繕箇所や費用をまとめ、定期的に見直します。

清掃業務やゴミの管理

ゴミ捨て場のルール周知や管理、共用部分の清掃も賃貸管理の仕事です。共有部やポスト周りでのゴミの散乱は一番管理者として避けなければならない状況です。入居希望者に見られると入居を断られる要素にもなり、また、入居者間でもマナーの悪い入居者が更に迷惑な行為をする可能性があるため、早期に対応が必要です。

賃貸管理はタスク管理が重要

賃貸管理においてはここまでご紹介したように複数のタスクがあります。そのため、タスク管理が重要です。適切なタスク管理を行うことは、入居者との円滑なコミュニケーション、物件の状態維持、トラブル回避、そして投資の成功に直結します。

タスク管理の重要性

不動産投資物件の賃貸管理において、タスク管理は多くの側面で極めて重要です。以下に、その重要性を詳しく説明します。

入居者との円滑なコミュニケーション： 賃貸物件の入居者とのコミュニケーションは、問題解決や契約更新など多岐にわたります。タスクが抜けると、入居者からの問い合わせや要望に応えることが難しくなり、入居者の不満やクレームが生じる可能性が高まります。
物件の状態維持： 物件の状態を維持し、定期的なメンテナンスを行うことは、長期的な投資の成功に欠かせません。タスク管理が不十分な場合、メンテナンスや修繕が適切に行われず、物件の価値が低下する可能性があります。
トラブル回避： タスクの抜けやミスは、入居者との間で紛争やトラブルを引き起こす原因となります。適切なタスク管理を行うことで、契約違反や家賃滞納などの問題を早期に発見し、解決策を提供できます。
効率的な業務遂行： タスク管理を徹底することで、業務の効率が向上します。業務プロセスを整理し、タスクの優先順位を設定することにより、無駄な時間やリソースの浪費を防ぎます。
投資の成功： 不動産投資は、収益を最大化し、リスクを最小限に抑えることが目標です。適切なタスク管理を通じて、物件の利回りを向上させ、不動産投資の成功に貢献する事になります。

タスク抜けを防ぐには？

タスク抜けを防ぐためには、以下の方針を確立し、徹底的に実行する必要があります。

タスクリストの作成と整理： まず、すべての管理業務を包括的にカバーするタスクリストを作成します。このリストには、入居者対応、メンテナンス、契約更新、資産の監視などが含まれます。次に、タスクを優先順位付けし、期限を設定します。
タスク管理ツールの活用： タスク管理ツールやソフトウェアを活用して、タスクの進捗状況をリアルタイムで把握しましょう。これにより、どのタスクが完了していて、どのタスクが未完了であるかを追跡できます。
デリゲーションと協力： すべての業務を一人でこなすことは難しい場合があります。必要であれば、業務を分類し、信頼できる協力者や専門家を活用します。外部のプロフェッショナルを雇うことも検討する価値があります。
定期的なチェックと評価： タスク管理のプロセスを定期的に見直し、改善点を特定します。どのタスクが頻繁に抜けがちか、どの分野で問題が発生しやすいかを分析し、対策を講じます。
緊急事態への対応計画： 突発的な緊急事態に備える対応計画や連絡ルートを策定します。火災、水漏れ、自然災害などの緊急事態に備え、入居者との安全を確保するための手順を明確にします。

不動産投資物件の賃貸管理において、タスク抜けは避けるべきリスクです。入居者満足度の向上、物件価値の維持、トラブル回避、不動産投資の成功に向けて、タスク管理の重要性を理解し、効果的なタスク管理の方針を実践することが不可欠です。